Crocodoc - Compartir y comentar documentos en línea.

Cuando se trabaja en una escuela o en una universidad, muchas veces se echa de menos una herramienta con la que poder compatir el trabajo con los colegas de departamento. Imaginemos una escuela o universidad en la que hay dos o más profesores de una materia, cuando uno de ellos prepara material para los estudiantes, lo ideal sería poder compartirlo con el otro colega. Esto es relativamente sencillo pero, ¿sería tan sencillo poder hacerlo con colegas de otras escuelas o universidades de ciudades o países distintos?

Para poder hacer esto de una manera muy sencilla, existen actualmente multitud de recursos, pero hoy quiero hablar de crocodoc, un sistema que combina un archivo de documentos en la nube (tipo Mobile Me o DropBox) con las herramientas de comentarios sobre el texto (como hace iWork, por ejemplo), además de poder incrustar el documento en cualquier página web o blog (herramienta muy útil para quienes tienen un blog o página web personal).

Página de inicio de Crocodoc

Para poder utilizar Crocodoc basta registrarse porque es un servicio gratuito. Para crear un nuevo usuario, iremos a la página de inicio de Crocodoc y pincharemos en "Sing up":

Botón de "Sing up"

Se abrirá una pantalla donde colocar nuestros datos:

Pantalla para añadir datos

Una vez añadidos y siguiendo las instrucciones que nos muestra la pantalla, estamos listos para empezar. La interfaz de usuario es bastante simple e intuitiva, el único problema es que está en inglés, pero recuerda mucho a cualquier sistema operativo, además de añadir funciones de "arrastrar y soltar", lo que simplifica muchísimo algunas de las acciones más normales.
Se pueden crear carpetas compartidas y subir archivos en formato word y pdf, que son las tipologías de archivos que más usamos los profesores.

Interfaz de usuario

No entraré aquí en cómo se utiliza el servicio, principalmente porque creo que es bastante intuitivo en lo que se refiere a las opciones de mantenimiento, subida de archivos, etc. Donde sí me pararé un poco es en dos de las opciones más útiles y que, quizá, sean menos evidentes para los usuarios más inexpertos.

Compartir un archivo o carpeta

Lógicamente, lo primero que tengo que hacer para compartir un archivo es subirlo a Crocodoc. Una vez subido el archivo, lo colocaré en una carpeta (por ejemplo la carpeta "público"). Una vez hecho esto, entraré a modificar las características de la carpeta, para hacer esto, basta posicionar el puntero del ratón sobre la carpeta y aparecerá un pequeño triángulo, como se puede ver en la imagen de aquí abajo.

Si pinchamos en el triángulo, aparecerá un menú con una serie de opciones

Menú carpeta

La que nos interesa es la segunda "Edit Sharing Settings", pincharemos sobre ella para poder editar las opciones de compartir la carpeta (de esta manera la haremos "pública")

Menú "Edit sharing settings"

Como se puede ver en la imagen, podemos elegir qué compartir ("What to share"), podemos copiar el enlace a la carpeta ("Sharing link") además de poder cambiarlo si tuviéramos algún problema. Además tenemos una serie de opciones sobre qué dejar hacer a los otros (Allow others to): por defecto, y por lógica, dejamos ver los documentos ("View documents"), si no lo hiciéramos dejaríamos de compartir la carpeta o el contenido; pero también podemos decidir si permitir que dejen comentarios (notas escritas sobre el documento) y subrayar o marcar el contenido ("Add comments and mark-ups") y, por último, podemos decidir si dejar a los otros subir o cargar documentos en la carpeta ("Upload new documents to this folder").

También podemos elegir que se compartan únicamente archivos individuales y no todo el contenido de la carpeta. Para hacer esto, iremos al menú para edit las opciones de compartir ("Edit Shring Settings") y elegiremos "Individual documents only".

Cuando un invitado entre a la carpeta compartida, verá esta pantalla:

Pantalla de bienvenida para huéspedes

Como se puede ver, da una serie de indicaciones (siempre en inglés) sobre las funciones de base de la interfaz del programa, por lo que quines entren por primara vez, podrán orientarse en el manejo de Crocodoc de manera bastante rápida y sencilla.

Incrustar un archivo de Crocodoc en un blog o página web.

Una de las opciones que más me llaman la atención de Crocodoc es precisamente esta. Yo coloco un archivo en Crocodoc y luego puedo incrustarlo (meterlo dentro de un página web o blog) de manera que la gente pueda comentar desde mi blog o mi página web el archivo que tengo en Crocodoc. Las posibilidades didácticas de esta opción son muchísimas. Para conseguir esto, basta abrir un archivo que tengamos en Crocodoc

Archivo en Crocodoc

En la parte superior derecha aparece el botón "Share", pincharemos en él y aparecerá un menú:

Menú "Share"

La primera opción "Link" nos permite compartir el archivo con un enlace a una página web (sistema análogo al de la carpeta que ya hemos visto). Seleccionaremos Allow others to add comments to this document si queremos permitir que los otros añadan comentarios a nuestro documento.

En las pestañas superiores del menú, aparece también "Email" y "Embeded".

E-Mail

Lógicamente, la opción "E-Mail" sirve para poder compartir el archivo con una persona determinada mandándole un correo electrónico.

La opción "Embeded" es la que nos interesa, la que sirve para incrustar nuestro archivo dentro del código html (lenguaje de programación de las páginas web) de nuestra página blog y, por así decirlo, abrir una ventanilla que permita ver y modificar nuestro archivo de Crocodoc

Menú para incrustar nuestro archivo

Como antes, si activamos a casilla de abajo, permitiremos que los visitantes de nuestra página o blog puedan comentar el archivo. En el recuadro, encontramos el código html necesario para incrustar el documento, basta copiar y pegarlo en el código html de nuestra página (normalmente los blog y páginas web tienen opciones para ver el código html). Aquí os dejo un ejemplo de cómo se ve incrustando el código del ejemplo en este mismo Blog.

Como se puede ver, esta herramienta puede resultar muy útil para poder compartir una serie archivos en un equipo de trabajo (sea de compañeros de trabajo, sea de colegas de otras ciudades o países). La versatilidad de la herramienta es que funciona un poco como DropBox porque tengo una serie de archivos en la nube accesibles desde cualquier ordenador conectado a internet (si me olvido un archivo en casa, sin ningún problema, lo puedo descargar en la escuela y seguir trabajando) y porque puedo compartir la carpeta con los colegas, de manera que pueden ver el archivo y añadir los suyos, haciendo una especie de zona de trabajo. Las ventajas respecto a DropBox es que, Crocodoc, me permite colocar comentarios sobre el texto (como un texto flotante o post-it trasparente) o subrayar y marcar partes del texto (cosa que DropBox no me permite). De esta manera puedo pedir a mis colegas que revisen un trabajo, que lo comenten o lo integren, etc.

Es cierto que Google Docs permite hacer lo mismo que Crocodoc, incluso diría que más: el archivo se puede utilizar en colaboración (las personas con las que se comparte el archivo lo pueden modificar) y se pueden utilizar más tipos de archivos (excel, pages, etc.). Por lo que uno se podría preguntar qué ventaja tiene usar Crocodoc respecto a Google docs. Creo que son principalmente tres:

• Para usar Google Docs hay que registrarse: si se comparte un archivo con alguien que no está registrado en el sistema, éste se tiene que registrar para poder acceder. En Crocodoc no hace falta (como en iWork). Por experiencia personal, he visto que cuando uno comparte archivos con muchos colegas, si tienen que registrarse, o no lo hacen o se pierden en los pasos para realizar el registro. Con crocodoc, esto no sucederá.
• Con Google Docs el archivo es modificable: cuando uno tiene suficiente confianza con los colegas o cuando la intención es la de crear un archivo común, Google Docs es lo ideal. Pero también es cierto que muchas veces lo que uno quiere es que le revisen el trabajo, recibir comentarios, o simplemente no quiere que se pueda modificar el texto pero si quiere que, de alguna manera, se pueda anotar el texto (como hacemos con un lápiz en una hoja de papel impresa). Para este tipo de casos Crocodoc es lo ideal.
• Crocodoc permite incrustar nuestro archivo en una página web y, de momento, Google docs esto no lo hace.

Resumiendo, los puntos fuertes de Crocodoc:

1. Es gratuito y no hace falta que tu colaborador se registre.
2. No tiene límites (aparentemente de capacidad)
3. Permite incrustar el archivo compartido en cualquier página o blog.
4. Permite compartir carpetas y dejar subir archivos a estas.
5. Los archivos compartidos se pueden marcar, subrayar y comentar.

Los puntos débiles:

1. No se pueden modificar los archivos.
2. Pocos formatos de archivos (word y pdf)
3. No permite que los colaboradores modifiquen el archivo.